AVISO DE PRIVACIDAD DEL PORTAL DE GESTIÓN DE FLOTA DE CLIENTES KINTO
Tratamiento de Datos Personales
(Artículos 13 y 14 del Reglamento General de Protección de Datos)
Este Aviso de Privacidad es facilitado por KINTO ESPAÑA, S.L.U. (“KINTO España” o “Responsable”) para informarle sobre el tratamiento de datos personales en el contexto del Portal de Gestión de Flota de Clientes KINTO. El Portal está disponible para Clientes con el fin de supervisar y gestionar las flotas de vehículos Toyota vinculadas a un contrato de alquiler a largo plazo “KINTO One”.
Tenga en cuenta que este Aviso de Privacidad complementa, pero no sustituye, el Aviso de Privacidad de KINTO España aplicable a alquileres de coches a largo plazo (“Aviso KINTO One”), que debe consultarse para todos los aspectos no tratados específicamente en el presente documento.
Los datos personales serán tratados exclusivamente por KINTO España de acuerdo con los términos establecidos en este Aviso, garantizando el cumplimiento del Reglamento (UE) 679/2016 (“RGPD”) y demás legislación relevante de protección de datos.
A. Contactos
KINTO España actúa como Responsable del Tratamiento, siendo la entidad encargada de determinar la finalidad y uso de sus Datos Personales, así como los métodos de tratamiento. Para consultas o solicitudes relacionadas con sus Datos Personales, puede contactar al Responsable a través de:
- Correo electrónico: clienteskinto@kinto-mobility.es
- • Dirección postal: KINTO ESPAÑA, S.L.U., Avenida de Bruselas números 22, 2ª, 28108 Alcobendas.
B. Categorías de datos tratados.
Este Aviso de Privacidad está dirigido a las siguientes personas interesadas:
- La persona designada por la Empresa Cliente para acceder a la Plataforma y consultar la información contenida en ella (“Gestor de Flota”). En su calidad de “Gestor de Flota”, trataremos las siguientes categorías de sus Datos Personales:
- Datos identificativos: nombre, apellidos
- Datos de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico
- Credenciales de acceso al portal: nombre de usuario, contraseña
- La persona que la Empresa Cliente asigna al vehículo alquilado (“Conductor”). En su calidad de “Conductor”, trataremos las siguientes categorías de sus Datos Personales:
- Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI/NIE, fecha de nacimiento
- Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI/NIE, fecha de nacimiento
- Datos de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico, dirección postal
- Matrícula del vehículo asignado al conductor
- Empresa Cliente que asignó el conductor al vehículo
- Kilometraje total del vehículo asignado al conductor
C. Cómo trataremos sus datos
Sus Datos Personales se recopilan para varios fines. Cada uno de estos fines está justificado por una base legal, de acuerdo con la normativa aplicable. A continuación se detallan los propósitos por los que tratamos sus Datos Personales, así como la base legal para cada uno de ellos:
- Si es usted “Gestor de Flota”“Gestor de Flota”:
Trataremos sus Datos Personales para poder prestarle el servicio solicitado, es decir, el acceso a los servicios ofrecidos a través del Portal. La base legal para este tratamiento, según el Art. 6, c.1, letra b) del RGPD, es la necesidad de dar seguimiento a sus solicitudes. - Si es usted “Conductor” asignado a un vehículo:
Trataremos sus datos personales únicamente con el fin de ejecutar el contrato celebrado con el Cliente, que —a su vez— le asigna un vehículo dentro del Portal de Flota KINTO. El tratamiento de sus datos personales es necesario para poder asignarle un vehículo y para que el Cliente gestione los contratos de alquiler celebrados con KINTO España.
En concreto, si el contrato de alquiler prevé servicios y ventajas basados en el kilometraje total del coche asignado, o la variabilidad de la cuota en función de los kilómetros recorridos en modo eléctrico (“datos EV”), utilizaremos dichos datos para evitar situaciones en las que el Cliente no pueda garantizar los servicios y ventajas previstos en el Contrato, o para determinar correctamente la cantidad que se cargará al Cliente. La base legal para estos tratamientos es, según el Art. 6, c.1, letra b) del RGPD, la necesidad de ejecutar el contrato de alquiler del vehículo que se le asigna, del cual el Cliente es parte. - • En todo caso, tanto si es Gestor de Flota como Conductor:
Trataremos los Datos Personales almacenados para la gestión del Portal con el fin de cumplir todas las obligaciones legales y disposiciones emitidas por organismos supervisores u otras autoridades públicas, que recaigan sobre el Responsable del Tratamiento.
La base legal para este tratamiento es, según el Art. 6, c.1, letra c) del RGPD, la necesidad de cumplir las obligaciones legales a las que está sujeto el Responsable del Tratamiento. No sería posible para el Responsable cumplir sus obligaciones legales sin utilizar los Datos Personales de las personas interesadas.
D. Métodos de tratamiento
Los Datos Personales tratados en el Portal, para los fines indicados en el apartado B de esta Notificación, serán recogidos mediante formularios digitales, ya sea directamente de las personas interesadas o del cliente.
En caso de que usted sea Conductor asignado a un vehículo, los datos de kilometraje y datos EV son recogidos por Toyota Motor Europe NV/SA (“TME”), que los trata únicamente para los fines y en cumplimiento de las instrucciones de KINTO España. TME ha sido designada expresamente como Encargada del Tratamiento conforme al Art. 28 del RGPD.
Los Datos Personales serán tratados por el Responsable del Tratamiento mediante herramientas digitales, manuales e informatizadas, adecuadas para almacenar, organizar y seleccionar los propios datos, así como para su consulta, extracción y comparación, con lógicas estrictamente relacionadas con las finalidades y, en todo caso, de forma que se garantice la seguridad y confidencialidad de los datos tratados de acuerdo con la normativa aplicable.
Los Datos Personales se conservarán en archivos informáticos durante el tiempo necesario para alcanzar los fines mencionados. Todos los Datos Personales que el Responsable ya no necesite para esos fines serán eliminados o anonimizados. Se permitirá una conservación adicional solo en caso de que así lo exijan obligaciones legales o reglamentarias aplicables.
E. Comunicación de los Datos Personales de las personas interesadas
Para prestar el servicio solicitado, para fines relacionados con la ejecución del contrato celebrado con el Cliente y en el ejercicio de sus derechos o el cumplimiento de sus deberes, el Responsable podrá compartir sus Datos Personales con distintos sujetos externos a la empresa, tanto en el territorio de la Unión Europea como en Terceros Países (fuera de la UE).
Estas entidades podrán tratar los datos personales como Encargadas del Tratamiento o como Responsables autónomos o conjuntos, según el caso. En cualquier caso, las Encargadas del Tratamiento a quienes el Responsable delega operaciones específicas han sido seleccionadas cuidadosamente para garantizar la protección de los derechos de las personas interesadas y de los propios datos personales.
Los destinatarios de sus datos que trabajan en nuestro nombre serán:
- Toyota Connected Europe Limited (TCEU)
- Toyota Motor Europe (TME)
- Proveedores de servicios que utiliza el Responsable en el desarrollo de sus actividades, incluidos los proveedores de servicios informáticos (la empresa Sofico NV, plataformas cloud, etc.)
- Asesores externos del Responsable, como contables o abogados
- Autoridades y organismos públicos nacionales y supranacionales
Se podrá solicitar al Responsable, sin formalidad, una lista completa de los sujetos a quienes, en calidad y para los fines antes indicados, se puedan comunicar los Datos Personales.
F. Transferencia de Datos Personales fuera de la Unión Europea
Algunos destinatarios de sus Datos Personales pueden estar ubicados en países fuera de la Unión Europea.
TCEU, en particular, como Encargada del Tratamiento, está establecida en el Reino Unido.
Cualquier transferencia al Reino Unido será realizada por el Responsable conforme a la Decisión de Ejecución (UE) 2021/1773 de la Comisión Europea, citada en el Art. 45 del RGPD, que determina que el Reino Unido asegura un nivel adecuado de protección.
Usted podrá solicitar información adicional sobre la transferencia de sus Datos Personales fuera de la Unión Europea, así como sobre las garantías adoptadas por el Responsable para su seguridad, contactando con el Delegado de Protección de Datos en los datos de contacto indicados en el apartado A de esta Notificación.
G. Plazo de conservación de los Datos Personales
En general, conservaremos sus Datos Personales única y exclusivamente durante el tiempo necesario para cumplir los fines mencionados en el apartado B. Eliminaremos o anonimizaremos cualquier Dato Personal que ya no necesitemos para esos fines, salvo que exista obligación legal de mantener esa información o para la defensa en procedimientos judiciales. El periodo máximo de conservación previsto es de 10 años desde el momento de la recopilación.
En concreto, salvo la excepción mencionada:
- Como Gestor de Flota, sus Datos Personales se conservarán mientras el Cliente le identifique como persona de referencia y disponga de las credenciales de acceso al Portal. En el momento en que el Cliente designe a otra persona como Gestor de Flota, sus credenciales serán desactivadas y sus datos eliminados o anonimizados.
- Como Conductor, sus datos se conservarán durante todo el tiempo que esté asignado al vehículo. En cuanto el Cliente asigne el coche a otra persona, sus datos serán eliminados o anonimizados inmediatamente.
H. Derechos de las personas interesadas
Los derechos que puede ejercer respecto al tratamiento de sus Datos Personales son los previstos en el RGPD y, en particular:
- Derecho de acceso: obtener confirmación del Responsable sobre si se están tratando o no datos personales que le conciernen, así como información sobre las operaciones de tratamiento efectivamente realizadas;
- Derecho de rectificación: obtener la rectificación sin dilación de los datos personales inexactos;
- Derecho de supresión (“derecho al olvido”): obtener la eliminación de los Datos Personales que ya no sean necesarios para los fines perseguidos, aquellos para los cuales haya retirado su consentimiento, los tratados ilícitamente o los que deban eliminarse para cumplir una obligación legal;
- Derecho a la limitación del tratamiento: obtener la limitación cuando la exactitud de los datos sea impugnada; cuando el tratamiento sea ilícito y se oponga a la supresión; cuando el Responsable ya no necesite los datos para los fines del tratamiento, pero sean necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones; cuando se haya opuesto al tratamiento mientras se verifica si prevalecen los motivos legítimos del Responsable;
- Derecho a la portabilidad: obtener, cuando sea técnicamente posible, la comunicación a sí mismo o directamente a otro responsable, en un formato informático de uso común, de los Datos Personales tratados en base al consentimiento o a la ejecución de un contrato;
- Derecho de oposición: oponerse al tratamiento de datos realizado sobre la base del interés legítimo del Responsable, así como al tratamiento de datos para fines de marketing directo;
- Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada. La revocación del consentimiento será tan sencilla como otorgarlo.
Podrá ejercer estos derechos enviando una solicitud escrita o por correo electrónico al Responsable, utilizando los datos de contacto facilitados en el apartado A de esta Notificación.
Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o acción judicial, si considera que el tratamiento realizado no cumple la normativa, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control del Estado miembro donde resida o trabaje habitualmente, o del lugar de la supuesta infracción. En España, la autoridad competente es la “Agencia Española de Protección de Datos”, C/ Jorge Juan, 6. 28001. MADRID, a la que podrá dirigirse siguiendo las instrucciones disponibles en https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/infoSede/tramitesCiudadano.jsf.
I. Modificaciones de esta Política de Privacidad
Le informaremos de cualquier modificación en el contenido de esta Política de Privacidad, ya sea mediante comunicaciones individuales o a través de actualizaciones en el sitio web del Portal.